Hvad gør du når din chef igen kræver effektivisering?

Du har sikkert hørt ordet ”effektivisering” en gang eller to. Og måske har du tænkt, at det er fint, men vi kan ikke presse mere ud af din og kollegernes hverdag.

Men lederne kræver altså “effektivisering” alligevel. Så hvad gør vi?
Erfaringer viser faktisk, at der stadig kan findes små ændringer, som kan gøre din hverdag mere effektiv. Og faktisk vil du opleve en større arbejdsglæde fordi du ikke er så meget bagud med dine opgaver.

Det handler om at have værktøjer til at håndtere arbejdsopgaverne, bevare overblikket og planlægge din dag.
Det er bare ikke nok at det kun er dig, der gør det. I skal være enige om, at ændre dele af jeres kultur.

Fokuser på 2 områder:

1: Lav nogle nye arbejdsvaner
Mange af os bruger allerede værktøjer til at planlægge vores dag, i en eller anden form.
Det kan være to-do-lister, kalenderen, og de fine, gule post it-blokke.
For mange af os, er dette dog ofte en ubevidst strategi, der ikke er sat I system, men som vi bare lige hurtigt gør for ikke at glemme noget.

Gode arbejdsvaner er bl.a.:
Prioritér dine arbejdsopgaver.
I stedet for at løse dine opgaver i den rækkefølge de kommer væltende ind til dig, skal du løse dem efter vigtighed.
Brug en 1-2- 3 eller A-B-C-skala, hvor A er de opgaver, du skal løse, fordi de er vigtige og haster, B er de opgaver, du bør løse, fordi de er vigtige, men ikke haster, og C er de opgaver, det kunne være rart at få løst, men som ikke er vigtige og heller ikke haster.

Brug to do-lister.
Start med at udarbejde en bruttoopgaveliste, der giver overblik over alle de opgaver, du har. Med bruttolisten kan du lave mindre lister, f.eks. over hvad du skal nå i dag eller I denne uge. Det vil gøre din dag mindre rodet og stressende.
Til gengæld får du et dejligt overblik over dagen, og du bliver mere effektiv.
Og så er både du og lederen, der kræver “effektivisering”, gladere.

Lad være med at udskyde vigtige opgaver.
En god regel er, at tage de krævende arbejdsopgaver først på dagen. Det giver en god følelse resten af dagen, at vide, at de nu er klaret, og du undgår, at de ligger og stresser i baghovedet på dig indtil du “tager dig sammen” og hiver de “besværlige” opgaver frem.

2: Arbejd med jeres kultur
Hvis du er den eneste på arbejdspladsen, der ændrer din arbejdsvaner, har det ikke samme virkning som hvis I alle gør det.
Hvad nytter det at du organiserer dine arbejdsopgaver, hvis chefer og kolleger konsekvent sender opgaverne videre til dig for sent, og hvis jeres hverdag er sovset ind i en ”sidsteøjebliks-kultur”? Ikke så meget, vel.

Det nytter heller ikke meget, at implementere nye arbejdsvaner, hvis dine kolleger fortsat regner med, at du svarer på mails inden for fem minutter.

I får store fordele ud af I fællesskab at lave aftaler om:

Afbrydelser:
Hvad kan I gøre for at minimere unødvendige afbrydelser. Det handler ikke om, at alle afbrydelser skal forbydes, men om at begrænse de ikke vigtige-afbrydelser.
Det vil give jer alle et bedre arbejdsmiljø og større produktivitet. Måske skal I give den fælles kaffepause et come back? Her får I så lejlighed til at tage de små ting der kan være.

I kan aftale måder hvorpå, I kan markere, hvornår I ikke ønsker at blive forstyrret.

E-mails:
Mails er en kæmpe tidsrøver for de fleste af os. I gennemsnit får mange over 1200 mails om måneden. Og hver gang en ny mail tikker ind, er vi tilbøjelige til lige at skulle tjekke hvem malien er fra, og hvad den indeholder.
Det er et kæmpe forstyrrende element.

Hvis I har mulighed for det, så aftal, hvor ofte det vil være ok at alle tjekker sin mail. Måske er 3 gange om dagen nok? Hvor du så på disse tidspunkter kalkulerer med lidt “mail-tid” i din kalender.
Husk at sætte en autosvar på din mail så afsenderen ved, at du tjekker mails senere. Ellers får du lige om lidt et telefon-opkald, hvor afsenderen fortæller “jeg har sendt dig en mail…”

Rigtig god fornøjelse med dine / jeres nye arbejdsvaner ☺

John Harmsen

Skriv et svar